Assistant administratif / Assistante administrative

Dans le cadre du départ de l’assistante administrative et financière en poste, l’ADENA recherche un assistant(e) afin de la remplacer.

DESCRIPTION DU POSTE
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice et en lien avec le GEG2A, groupement d’employeurs qui accompagne l’ADENA sur les sujets comptables et sociaux, il/elle aura comme missions :

1. MISSIONS ADMINISTRATIVES
– Assistance à la gestion des ressources humaines (mise à jour contrats, avenants, dossiers personnels des salariés.)
– Pilotage du volet statutaire de l’association (organisation administrative AG, déclaration en préfecture.)
– Appui à la gestion des aspects sociaux de l’association (assurance, sécurité social, mutuelle, maladie, .)
– Rédaction de documents administratifs (courriers, conventions, demandes de subventions, bilans, comptes-rendus de réunion.)
– Création d’outils Excel (suivi des temps de travail de l’équipe par exemple)
– Assurer le lien avec l’OPCO de l’ADENA et gérer le volet formation de l’équipe salariée
– Suivi des adhérents (réception des demandes d’adhésion, mise à jour des fichiers adhérents, .)
– Centralisation et synthèse d’informations importantes de structure ou de projets sur les outils numériques internes (agenda, documents de suivis, .)
– Assistance à la gestion des documents liés aux parcours professionnels des salariés (entretiens individuels, formation, évolution de carrière, livret de parcours professionnel, …)
– Assistance à la prévention des risques (mise à jour et suivi DUERP, formations dédiées…)
– Gestion logistique (fournitures, matériels, liens avec les fournisseurs.)

2. MISSIONS COMPTABLES ET FINANCIERES
– Appui au pilotage financier de la structure
– Pilotage du volet administratif et financier de l’ensemble des demandes de subventions de l’ADENA (demandes, suivi des acomptes / soldes)
– Piloter le suivi de facturation (demandes d’acquittements, relances…)
– Piloter le suivi de trésorerie (vérification du compte bancaire, tenue à jour des documents de suivis, préparation des chèques et dépôts avec bordereaux.)
– Saisie de devis ponctuels, factures (achats / ventes)
– Suivi du dépôt-vente d’ouvrages de la structure

3. AUTRES MISSIONS PONCTUELLES
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (français, étrangers)
– Orienter efficacement et transmettre les informations des différents pôles de la structure aux adhérents, partenaires.
– Participer aux temps collectifs de la vie de l’équipe et de l’association (assemblée générale, rencontres CA-équipe.)
– Participer aux activités de terrain de l’ADENA (chantiers nature, suivis scientifiques.)
– Assistance à la mise en place d’évènements ponctuels
– Enregistrement de publications dans une base de données « Zotero »

Merci d’envoyer par mail au plus tard le 16 janvier 2025,***** une lettre de motivation et un CV*****à l’attention de Madame Julie Bertrand, Directrice de l’ADENA, contact@adena-bagnas.fr